Realizei a implementação de um processo de kanban simplificado para o atendimento ao cliente e seguimos com as medições quinzenalmente para mensuração dos resultados.
O departamento tinha apenas duas pessoas e contava com nenhuma experiência prévia em métodos ágeis.
Por conta disso, foi-se necessário trazer um método simples, que habitue-os as regras do ágil sem criar muita dificuldade na execução. o método selecionado para este time foi o kanban de forma simplificada. Portanto, começamos definindo as fases pelas quais os cards passariam.
As fases escolhidas foram:
- A fazer;
- Em breve;
- Desenvolvimento;
- Monitoramento;
- Aprovação;
- Concluídos;
Junto a elas, criamos também a ‘linha’ dos urgentes e a categorização do que seria cada tipo de item.
- Post-its azuis para ‘bugs’ ou ‘erros’,
- Post-its amarelos para itens que ‘agregavam valor’,
- Post-its rosas para itens ‘urgentes’.
Nosso principal objetivo foi de reduzir os itens urgentes e os bugs para garantir que nosso tempo estivesse sendo empregado em itens que agregavam valor de fato.
Os resultados obtidos
Após 15 dias fizemos nossa primeira medição, 51 itens, sendo deles apenas 22 itens ‘normais’, que são aqueles que agregam valor.
Alguns dos aprendizados neste ciclo de trabalho foram: I – Precisamos nos organizar melhor e II – Temos muitos itens urgentes, isto pode estar acontecendo por uma baixa clareza do que é urgente ou falta de previsibilidade nas demandas.
Fizemos as melhorias necessárias e após 30 dias da implementação, nossa segunda medição. Com apenas 48 itens concluídos, sendo desses, 31 itens ‘normais’ tivemos uma melhoria de 41% na entrega de valor.
Um dos nossos aprendizados nesse ciclo foi: ‘Não estamos mapeando tudo ainda, vamos nos esforçar em mapear todos os detalhes’. A partir disso, passamos a mapear todas as pequenas tarefas realizadas, priorizá-las e executá-las.
Os resultados obtidos foram:
- 116 itens concluídos
- 7 itens urgentes
- 13 itens ‘Bugs’
- 96 itens ‘normais’.
Em comparação com o ciclo anterior tivemos uma melhoria de 210% na entrega de valor e em comparação com o primeiro ciclo realizado uma melhoria de 336% na entrega de valor.
Além dos ganhos em entrega de valor, percebemos uma maior motivação da equipe e clareza sobre as tarefas à serem executadas e seus resultados como time.